FLUJO DE TRABAJO ISO-19650
La codificación de archivos como base del flujo de trabajo y línea de comunicación de estados de aprobación y trazabilidad de versiones y su manejo y comprobación, automatizados con Nomenclator Files. En este documento aprenderás a utilizar la codificación cumpliendo con ISO-19650 y las razones para hacerlo.
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Preguntas habituales
¿Por qué usar codificación?
En este documento se pretende resumir y sintetizar una forma de trabajar acorde con lo establecido por la ISO-19650 1 y 2 que refleja la necesidad de establecer un sistema de codificación de nomenclatura de archivos o contenedores de información que permita controlar y seguir lo diversos estados de aprobación y disponibilidad de un documento, así como la trazabilidad de sus versiones.
Para ello, en BIM LEARNING hemos desarrollado la aplicación Nomenclator Files, un software de escritorio que completa la solución Nomenclator, que ya dispone de otras utilidades más dirigidas hacia los modelos BIM, pero que en el caso de Nomenclator Files sirve a todo tipo de archivos de cualquier condición por lo que está dirigida a empresas de cualquier industria o sector cuya única condición es que quieran establecer un control de la codificación de sus archivos.
Mediante dicho control es posible:
- Evitar errores en el uso de documentación obsoleta.
- Controlar el flujo de versiones de los archivos.
- Localizar de forma rápida e inequívoca los archivos buscados a partir de sus atributos
- Facilitar el establecimiento de protocolos de aprobación y hacer su uso cotidiano y sencillo.
- Filtrar un conjunto de archivos a partir de uno o varios de sus atributos.
- Mantener la trazabilidad de los pasos dados en un proyecto.
- Facilitar el conocimiento del contenido de los ficheros sin necesidad de abrirlos.
- Aumentar la fiabilidad en la actualización de información de cualquier proyecto.
La codificación de archivos permite, mediante la sucesión de una serie de atributos, obtener la información del contenido, estado, versión, tipología y otros parámetros que permiten la identificación inequívoca del mismo y lo convierten en archivo único en un determinado proyecto.
La codificación de archivos no solo permite la identificación única de estos, sino que mediante un sistema de códigos nos ofrece la posibilidad de establecer una relación entre el código de cada archivo [1] y su disponibilidad o estado de revisión y aprobación, así como la trazabilidad de versiones.
[1] Archivo, contenedor de información, fichero…
Sí, como veremos más adelante, el estado de un archivo define la ubicación en carpetas o contenedores de nivel superior.
Lo primero que precisamos para codificar los archivos o contenedores de información es conocer cuáles son los parámetros o atributos de los archivos que utilizamos normalmente para poder identificarlos.
De hecho, todos los archivos digitales ya tienen un atributo llamado extensión y que define el formato del mismo, y que todos solemos conocer, por ejemplo la extensión pdf o xlsx.
Tu sistema de codificación podrá ser personalizado, impuesto por tu cliente o alguno de los propuestos por organizaciones como la Building Smart Spanish Chapter, lo importante es que los atributos elegidos te permitan:
- Identificar tu archivo y conocer la naturaleza de su formato y contenido sin abrirlo.
- Detectar su estado de aprobación y versión de forma inequívoca.
De esta forma la codificación de un archivo se compone de tres partes:
I.Designación. Conjunto de atributos que aportan información sobre contenido del archivo, autor, tipología, etc.
II.Códigos de flujo de trabajo. Atributos que proporcionan información sobre estado de aprobación del documento, versiones, estado de visado, etc.
III.Extensión. Es la extensión de formato del archivo digital
Es recomendable que la primera parte de la codificación sea la designación seguida de los códigos de flujo de trabajo.
Los atributos de designación pueden variar y ser de diversos tipos y con distintas restricciones.
En este ejemplo puedes ver los atributos:
NºdeProyecto-Autor-Zona-Nivel o planta-Disciplina-Tipo-Numero-Descripción- Estado-Versión. extensión
Los Códigos de flujo de trabajo son aquellas propiedades de los archivos que permiten identificar el estado de aprobación del mismo y/o su versión.
Aunque los más habituales son el Código de Estado y el de Versión, pueden existir otros tales como el estado de visado u otros que se requieran para definir momentos o hitos de avance del documento.
Por ejemplo en el Código de Estado podrían ser usados valores tales como S0,S1,S2,...con significados tales como :
- S0: Trabajo en curso. No válido para compartir.
- S1: Compartido para revisión y aprobación.
- S2: Aprobado.
- etc.
Estos estados son orientativos y constituyen un mero ejemplo simplificado.
¿Por qué Nomenclator Files?
Nomenclator Files es una aplicación de escritorio desarrollada por BIM LEARNING que te ayudará a realizar un correcto flujo de trabajo, establecer un sistema de aprobación de archivos, trazabilidad de cambios, archivado de los mismos y comprobación y corrección en la codificación de archivos, permitiendo además la creación de codificaciones personalizadas y su gestión.
No solo te permitirá comprobar que la nomenclatura o codificación de tus archivos es la correcta, sino que tambien podrás emitir y enviar informes a los agentes implicados para asegurar la comunicación del estado de tus codificaciones.
Crea tantos criterios como desees
Podrás crear un número ilimitado de criterios de codificación para usarlos con distintos proyectos, empresas, clientes, etc.
Si bien es recomendable usar siempre los mismos criterios de codificación o nomenclatura de archivos, es habitual que debas usar distintos criterios para diferentes clientes.
Define las restricciones y el tipo de atributos de tu sistema de codificación
Los sistemas de codificación de archivos se basan en atributos y en los valores de estos para definir la codificación de un archivo.
Los atributos pueden ser variados (autor, nº proyecto, disciplina,...) y su tipo también puede variar (texto, lista de valores y abreviaturas, numérico, etc.
Comprueba si tus archivos están bien codificados.
Comprueba la codificación de tus archivos según tu sistema de codificación creado previamente y encuentra rápidamente tus errores gracias a un rápido chequeo y un sistema visual de colores.
Corrige la codificación de tus archivos
Corrige la codificación errónea de tus archivos. Podrás editar los atributos de uno en uno o de forma masiva para un conjunto de archivos, lo que facilitará y agilizará las tareas de corrección.
Búsqueda y filtrado de archivos por los valores de alguno de sus atributos.
Podrás buscar y filtrar archivos por los valores de alguno de sus atributos, última fecha de modificación, archivos erróneos, etc.
Nomenclator files te permite abrir el archivo directamente para ver su contenido y no cometer errores a la hora de codificarlos.
Comprueba que una carpeta solo contiene archivos con el estado adecuado o que no existen archivos duplicados
Comprueba si existen duplicados en un árbol de carpetas o si una carpeta contiene archivos con un estado incorrecto.
Cambia el estado de aprobación y version de los archivos
Realiza el protocolo de aprobación de un archivo mediante el cambio de su estado y/o versión así como el duplicado del mismo en la carpeta que elijas de forma fácil, invidual o masivamente.
No importa. Lo que este documento que estás leyendo dice es aplicable a un flujo de trabajo que Nomenclator Files simplifica y complementa, pero que no se limita al uso de la herramienta. De hecho, no hablaremos mucho de la herramienta, hay otros canales para eso.
Los 10 axiomas de la codificación
Comprueba que sigues estas 10 reglas y garantizarás que reduces errores en el manejo de la documentación y cumples con el flujo ISO-19650
De manera obligatoria se incluirán dos atributos (al menos) entre los códigos de flujo de trabajo que definan:
- Estado del archivo: Trabajo en curso, para revisión, aprobado, compartido, archivado, …
- Versión: Se establecerá una codificación secuencial para las versiones.
Podrán existir otros atributos para definir otros estados tales como el visado o no de un archivo, el registro en un organismo, etc.
Los archivos con distintos estados no podrán estar en la misma carpeta o contenedor de nivel superior.
Cada estado supondrá una carpeta o contenedor de nivel superior específico, pudiendo además haber distintas carpetas que según otro atributo podrán contener un archivo con la misma información, pero con versión diferente.
Nomenclator Files permite mediante filtros comprobar rápidamente que en una misma carpeta o ubicación solo existen archivos con un estado determinado.
Nunca existirán dos archivos con la misma codificación en ninguna parte del proyecto, ni siquiera estando en carpetas distintas. Siempre variarán los Códigos de Flujo de Trabajo(II) y/o la Extensión(III)
Nomenclator Files comprueba que esta situación no se produzca y avisa de esta circunstancia si sucede, garantizando el cumplimiento de unicidad de la información.
La revisión de un archivo supone un cambio de estado de este para pasar a ser aprobado o rechazado y esto se reflejará en el correspondiente cambio del código de estado que aparecerá entre los Códigos de Flujo de Trabajo(II)
Para ello el organismo o agente revisor, creará una copia del archivo revisado asignándole el código de estado correspondiente en la ubicación adecuada.El organismo o agente autor del archivo revisado utilizará este para duplicarlo en su carpeta de trabajo en progreso y utilizarlo como base del trabajo futuro de cara a posibles modificaciones o versiones futuras y archivará la posible versión anterior llevándola a una ubicación de archivo.
Nomenclator Files permite el proceso de aprobación de archivos, incluyendo su cambio de estado y duplicación en la carpeta correspondiente de forma individual o masiva, simplificando el proceso
Una vez que un archivo ha sido revisado, no solo se produce una actualización en su código de estado con la consiguiente duplicación del archivo en la carpeta correspondiente a su nuevo estado sino que el archivo revisado y que proviene de un archivo de trabajo o en curso (S0, si esa es la nomenclatura elegida, por ejemplo) genera un nuevo archivo S0 con una versión nueva. Para ello, se realizarán dos acciones:
- Duplicado del archivo revisado en la carpeta de trabajo en curso con el estado apropiado (S0) y una nueva versión del archivo revisado, sobre el que se podrá seguir trabajando para nuevas versiones si se requieren modificaciones.
- Archivado del archivo original S0 de la versión revisada en la ubicación de archivado definitivo.
Nomenclator Files permite el proceso de aprobación de archivos, incluyendo su cambio de estado pero también de versión si es necesario a elección del usuario.
Un archivo nunca se renombra, sino que siempre se mantendrá ese fichero con la misma codificación, llevándolo cuando otro lo sustituya, bien por un cambio de estado o por un cambio de versión, a la ubicación de archivado donde se mantendrá para su trazabilidad.
La duplicación del archivo, con la consiguiente actualización de sus Códigos de Flujo de Trabajo (II) garantiza la unicidad de ese fichero y relacionándolo con la ubicación donde deberemos alojarlo.
Toda vez que un archivo ha sido revisado, duplicado y actualizados sus Códigos de Flujo de Trabajo y dado que cada archivo según su estado deberá estar ubicado en una carpeta o contenedor de nivel superior determinado, nunca deberá producirse la circunstancia de que en una misma carpeta convivan dos archivos con la misma designación, pero con estado o versión diferente.
Nomenclator Files permite comprobar que no existen archivos duplicados en ninguna ubicación del proyecto.
Un sistema de codificación que define una serie de atributos ordenados de una determinada forma, exige que la totalidad de los archivos del sistema disponga de todos los atributos, no pudiendo obviarse ninguno.
Para que los archivos dispongan de todos los atributos se establecerá un valor para aquellos atributos que no procedan o no tengan un valor real en un determinado archivo, como por ejemplo la X o la Z.
Nomenclator Files identifica y marca como no válido los archivos que no tengan el mismo número de atributos que el estándar definido, para conseguir que todos los archivos tengan siempre el mismo número de atributos en su codificación.
Lo expresado en el axioma 8, permitiendo una X o una Z, por ejemplo, como valor para indicar que un atributo no procede en un determinado archivo no es posible en los atributos de estado y versión ya que son los que definen en todo caso el flujo de trabajo de nuestra información, siendo obligatorio en todos los casos su existencia y la definición de un valor no vacío en los mismos
Nomenclator Files dispone de una utilidad de nombrado rápido que rellena automáticamente los valores vacíos con el valor establecido en tu estándar como valido e identificativo de valor vacío en cualquier atributo.
Es habitual que diversas plataformas de alojamiento de archivos online dispongan de utilidades para la escritura y manejo de metadatos (atributos del archivo) que permiten la ordenación, filtrado y agrupación de los ficheros.
Existen diversos autores y publicaciones que recomiendan el uso de metadatos para la definición de los Códigos de Flujo de Trabajo , del fichero en lugar de incluirlos en la codificación de este.
Mientras los archivos permanecen en la plataforma, disponemos de herramientas que nos permiten la búsqueda, identificación y filtrado por alguno de sus metadatos, pero cuando los archivos salen de esta plataforma, bien porque hayamos terminado el proyecto y no queramos mantener el coste de alojamiento de los archivos o bien porque por algún motivo queramos enviarlos a algún agente sin permisos dentro de la plataforma, esos atributos se pierden de modo que perdemos precisamente el conocimiento del estado del archivo (aprobado, pendiente de aprobar, publicado, archivado, etc.).
Es por ello que recomendamos la inclusión en la codificación del archivo de los Códigos de Flujo de Trabajo siempre.
Tips y buenas prácticas
Un buen sistema de codificación te permitirá conocer el contenido del archivo sin necesidad de abrirlo para saber lo que contiene.
Si la codificación del archivo deja dudas sobre si es el archivo que estás buscando o no, deberías repensar tu sistema de codificación y estudiarlo de tal manera que pueda dar respuesta a esta pregunta ¿Qué voy a encontrar en el archivo si lo abro?
Si bien no es obligatorio según ninguna norma, es recomendable que una carpeta o contenedor de archivos tenga en su nombre identificativo el código de estado que identifique el de los archivos que se van a encontrar dentro, sin que otro atributos tambien puedan formar parte del nombre.
Por ejemplo, una carpeta que tenga archivos con el estado "Trabajo en curso", identificado con el acrónimo "S0" y que versen sobre asuntos de la disciplina "Facturación" identificada con "FAC", además de otros, podría tener estos dos acrónimos en su nombre, pero especialmente el de S0 o trabajo en curso.
Si tomas la costumbre de renombrar tus archivos, antes de compartirlos (subirlos a un servidor o entorno común de datos donde otros lo vayan a ver o utilizar), todo irá mucho mejor.
FAQs Preguntas frecuentes
Cada día es más frecuente que la información alojada en nuestros documentos se alimente de datos que están en otros archivos, habitualmente localizados por las aplicaciones por su carpeta o ubicación y su nombre.
El hecho de que un archivo que estaba enlazado en otro, desparezca como tal de una carpeta, al haber pasado a tener una nueva versión (en las carpetas de trabajo en curso o WIP)y por lo tanto un nuevo código de versión, provocará que las aplicaciones no encuentren esos archivos al abrirlos e intentar actualizar sus datos vinculados.
Es evidente que esto no pasa todos los días cuando uno abre sus archivos, sino sólo cuando se ha producido una nueva versión como consecuencia del proceso de aprobación de un cambio en el documento.
Todas las aplicaciones que tienen posibilidad de enlazar información desde otros archivos, avisarán cuando esto suceda, dando la oportunidad al usuario de volver a enlazar desde el archivo correcto.
Lejos de ser esto un hándicap habremos de verlo como el aviso de que algún cambio importante ha sido aprobado y nos dará la oportunidad de realizar nuestro oportuno trabajo de archivado de la versión anterior con el consiguiente cambio de código y su reubicación en la carpeta de archivo definitivo.
Sólo si ahora te limitas a cambiarlo en tu archivo de trabajo y no tienes un proceso de trazabilidad de cambios ni un sistema adecuado de control de estados de aprobación de los archivos.
Por otra parte hay que pensar que estos procesos sólo se producen cuando los archivos tienen una modificación que genera una nueva versión y hay que realizar una aprobación de los mismos.
No te vuelvas loco, no necesitas ponerte a renombrarlo todo como un loco.
Ahora bien, los archivos de proyectos donde interviene más de un agente, archivos en carpetas compartidas, en entornos de datos donde diversas personas acceden para lectura, edición, etc. sí que deberían tener un criterio de nomenclatura que todo el mundo comprenda y para el que se haya realizado una tarea de implantación previa.
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